Membangun Rumah Tahap 14: Dokumentasi

Membangun Rumah Tahap 14: Dokumentasi | Foto artikel Arsitag

Semua pekerjaan proyek telah rampung. Bangunan telah terselesaikan dengan baik.  Lalu apakah seluruh proses telah selesai?  Ternyata belum.  Masih ada satu tahap yang harus dilakukan agar keseluruhan pembangunan dapat dipertanggungjawabkan kelayakannya, baik secara fungsi maupun secara administratif.  Jadi,  setelah pembangunan selesai dan bangunan berdiri, arsitek dan kontraktor belum lepas dari tanggung jawabnya. Lalu, apa saja tanggung jawab yang masih harus diselesaikan oleh arsitek dan kontraktor?  Dan apa saja hak klien sebagai pengguna jasa ?

Bagan langkah-langkah serah terima pekerjaan (sumber :  samsulramli.com)

Bagan langkah-langkah serah terima pekerjaan (sumber :  samsulramli.com)

Langkah-langkah Serah Terima Pekerjaan

  1. Serah Terima Pertama – PHO (Provisional Hand Over)     

PHO dilakukan setelah :

  1. selesai Masa Pelaksanaan Kontrak,
  2. seluruh rincian pekerjaan rampung, dan tidak ada lagi kekurangan volume pekerjaan di lapangan (proses fisik sudah 100%),
  3. seluruh administrasi telah dilengkapi

PHO diajukan ke PPHP (Panitia Penerima Hasil Pekerjaan) / pengguna jasa dengan melampirkan :

  1. seluruh kelengkapan administrasi (termasuk bukti pelunasan pembelian dan penggunaan barang dan jasa),
  2. addendum (jika ada) ,
  3. back up data final  (termasuk seluruh laporan tahap pembangunan yang sudah ditandatangan seluruh pihak yang terkait),
  4. as built drawing,
  5. foto dokumentasi,
  6. dokumen lain yang diperlukan oleh PPHP / PA.

Secara sederhana, serah terima PHO dilaksanakan setelah seluruh bangunan selesai sesuai gambar kerja dan perjanjian kerja, tetapi tanggung jawab arsitek dan kontraktor belum selesai. Masih ada masa pemeliharaan bangunan untuk mengawasi kelayakan bangunan dengan batas waktu yang telah disepakati sebelum seluruh pekerjaan dimulai.

Secara sederhana, serah terima PHO dilaksanakan setelah seluruh bangunan selesai sesuai gambar kerja dan perjanjian kerja, tetapi tanggung jawab arsitek dan kontraktor belum selesai. Masih ada masa pemeliharaan bangunan untuk mengawasi kelayakan bangunan dengan batas waktu yang telah disepakati sebelum seluruh pekerjaan dimulai.

Contoh Berita Acara Serah Terima Pertama-PHO (sumber : slideshare.net)

Contoh Berita Acara Serah Terima Pertama-PHO (sumber : slideshare.net)

Apa itu As Built Drawing ?

Pada dasarnya, As Built Drawing seperti buku manual yang memudahkan pemilik bangunan bila ada permasalahan dengan bangunan di kemudian hari. As Built Drawing dibuat sesuai kondisi terbangun di lapangan dengan menunjukkan semua perubahan yang terjadi (spesifikasi dan gambar) pada gambar kerja selama proses konstruksi. Gambar ini menunjukkan dimensi, geometri, dan lokasi aktual atas semua elemen proyek. As Built Drawing dibuat sebagai pedoman pengoperasian bangunan yang dibuat dari shop drawing (gambar kerja kontraktor) yang telah mengalami perubahan saat konstruksi.  Gambar ini akan menjadi acuan bagi pengguna bangunan untuk melakukan pemeliharaan gedung.  Perubahan yang dibuat ditandai khusus dan diberi catatan yang rinci.  As Built Drawing  dibuat oleh kontraktor dengan persetujuan klien dan harus diperiksa oleh arsitek atau konsultan pengawas. 

Gambar As Built Drawing adalah gambar laporan hasil pelaksanaan di lapangan yang dibuat setelah pekerjaan selesai dan tidak ada perubahan lagi di lapangan sebagai pertanggung jawaban kepada pemilik proyek/owner (sumber : hadi-setiadi.blogspot.co.id)

Gambar As Built Drawing adalah gambar laporan hasil pelaksanaan di lapangan yang dibuat setelah pekerjaan selesai dan tidak ada perubahan lagi di lapangan sebagai pertanggung jawaban kepada pemilik proyek/owner (sumber : hadi-setiadi.blogspot.co.id)

Kelengkapan As Built Drawing:

  1. Gambar riil denah bangunan,
  2. gambar tampak bangunan serta material finishingnya,
  3. gambar potongan,
  4. gambar denah atap, rangka serta bahan penutup atap,
  5. gambar bukaan (posisi dan ukuran jendela dan pintu) secara detail untuk setiap ruang,
  6. gambar denah pola lantai serta bahan penutup lantai beserta merek, ukuran, kode produksi, dan aturan pemasangannya, 
  7. gambar denah pengecatannya (interior dan eksterior), termasuk merek dan kode cat, serta sub-kontraktor yang mengerjakannya,
  8. gambar denah air bersih yang menjelaskan jalur distribusi air bersih,
  9. gambar denah air kotor dan kotoran, menjelaskan posisi bak kontrol, septic tank, resapan, serta pipa pembuangan air hujan, air kotor, kotoran dari kamar mandi, dapur, dan pantry. Termasuk juga posisi, ukuran, jenis, dan merek pipa,
  10. gambar denah listrik yang menjelaskan jalur distribusi listrik berikut jenis kabel, ukuran, posisi terukur lampu, jenis lampu, stop kontak, saklar, dan peralatan listrik lainnya,
  11. gambar detail pendukung, meliputi :
  1. gambar detail kamar mandi,
  2. gambar detail plafon serta cornice (list profil),
  3. gambar detail dapur dan pantry,
  4. gambar detail fasade bangunan,
  5. gambar detail railing tangga, void, balkon, dan pagar,
  6. gambar detail bak kontrol, septic tank, dan resapan,
  7. gambar detail lain sesuai kebutuhan.

  1. gambar struktur bangunan, termasuk garansi produk, buku petunjuk operasi manual, nama sub-kontraktor,
  2. foto dokumentasi tahap pembangunan.

Contoh perubahan shop drawing menjadi as built drawing (sumber : designassistpartners.com.au)

Contoh perubahan shop drawing menjadi as built drawing (sumber : designassistpartners.com.au)

Setiap perubahan dicantumkan dalam as built drawing dan diberi tanda khusus bertinta merah dengan catatan yang rinci (sumber : ura.gov.sg)

Setiap perubahan dicantumkan dalam as built drawing dan diberi tanda khusus bertinta merah dengan catatan yang rinci (sumber : ura.gov.sg)

Kegiatan yang dilakukan pada Masa Pemeliharaan Proyek

1. Rapat Dokumen Proyek

Rapat ini melibatkan seluruh pihak yang berkepentingan terhadap proyek, termasuk arsitek, kontraktor, penyedia barang dan jasa, serta klien/pengguna jasa.Rapat ini dilakukan untuk memeriksa kelengkapan dan keabsahan seluruh kelengkapan administrasi, dan untuk menentukan rencana opname (pemeriksaan) lapangan termasuk peralatan yang diperlukan, lama waktu pemeriksaan dan pengujian di lapangan dan di laboratorium (jika diperlukan).

2. Opname (pemeriksaan) lapangan

Kegiatan yang dilakukan mencakup pemeriksaan hasil rincian pekerjaan dan menyesuaikannya dengan shop drawing, as built drawing, dan kontrak yang telah dibuat. Berita Acara hasil pemeriksaan lapangan harus diperiksa dan ditandatangani oleh semua pihak terkait.

3. Rapat setelah pemeriksaan lapangan

Hasil pemeriksaan lapangan dibicarakan dalam rapat intern untuk memutuskan diterima atau tidaknya semua volume rincian pekerjaan termasuk barang dan jasa yang telah diperiksa dan diuji dengan seksama.

Gedung Pasca Sarjana Grha Summarecon Ubhara Jaya dibangun September 2014-September 2015. Dibangun cepat, tepat, dan berkualitas (sumber : bekasiurbancity.com)

Gedung Pasca Sarjana Grha Summarecon Ubhara Jaya dibangun September 2014-September 2015. Dibangun cepat, tepat, dan berkualitas (sumber : bekasiurbancity.com)

4. Berita Acara serah terima pekerjaan

Setelah rapat intern pemeriksaan lapangan mensahkan Berita Acara hasil pemeriksaan lapangan, perlu dibuat Berita Acara serah terima pekerjaan. Berita Acara untuk bangunan pemerintahan harus sesuai dengan PerPres No.54 tahun 2010.

5. Penyerahan Berita Acara kepada pihak yang terlibat

Berita Acara serah terima pekerjaan diserahkan kepada pengguna jasa, arsitek, kontraktor, dan pihak penyedia barang dan jasa.Setelah Berita Acara Serah Terima Pertama (PHO) diserahkan, diperiksa, disetujui, dan ditandatangai pihak-pihak yang terlibat, maka Pengguna Jasa (PA) harus mencairkan sisa uang pekerjaan yang belum dibayar sampai sebesar-besarnya 95% dari keseluruhan biaya.5% sisanya sebagai Jaminan Retensi atau keseluruhan uang pekerjaan dilunasi saat penyerahan Berita Acara Serah Terima Terakhir (FHO).

Acara serah terima dan peresmian Gedung Grha Summarecon Ubhara Jaya Bekasi pada 7 Oktober 2015 (sumber : bekasiurbancity.com)

Acara serah terima dan peresmian Gedung Grha Summarecon Ubhara Jaya Bekasi pada 7 Oktober 2015 (sumber : bekasiurbancity.com)

6. Serah Terima Akhir-FHO (Final Hand Over

FHO dilakukan setelah :

  1. selesai Masa Pemeliharaan Kontrak,
  2. perbaikan semua kerusakan dan ketidaksempurnaan yang mengganggu fungsi bangunan.

FHO diajukan ke PPHP (Panitia Penerima Hasil Pekerjaan) / (PA) pengguna jasa dengan melampirkan :

  1. seluruh kelengkapan administrasi (termasuk bukti pelunasan pembelian dan penggunaan barang dan jasa),
  2. addendum (jika ada) ,
  3. Berita Acara Serah Terima Pertama (PHO),
  4. foto dokumentasi keadaan terakhir,
  5. dokumen lain yang diperlukan oleh PPHP / PA.

Singkatnya, FHO baru bisa terlaksana setelah PHO selesai, masa pemeliharaan berakhir, dan tidak ada lagi komplain dari pihak pengguna jasa (PA) selama masa pemeliharaan.Dengan adanya FHO, tanggung jawab arsitek, kontraktor, dan pihak-pihak terkait telah selesai.

Contoh Berita Acara Serah Terima Akhir-FHO (sumber : scribd.com)

Contoh Berita Acara Serah Terima Akhir-FHO (sumber : scribd.com)

Jadi, setelah pembangunan selesai, pemilik proyek berhak mendapat masa pemeliharaan bangunan dan kontraktor serta pihak penyedia jasa lainnya berhak menerima 100% biaya proyek. Segala keluhan dalam masa pemeliharaan yang melibatkan fungsi bangunan dan ketidaksesuian dengan kontrak kerja,  masih menjadi tanggung jawab kontraktor dan pihak penyedia jasa yang terlibat.

Jadi, setelah pembangunan selesai, pemilik proyek berhak mendapat masa pemeliharaan bangunan dan kontraktor serta pihak penyedia jasa lainnya berhak menerima 100% biaya proyek. Segala keluhan dalam masa pemeliharaan yang melibatkan fungsi bangunan dan ketidaksesuian dengan kontrak kerja,  masih menjadi tanggung jawab kontraktor dan pihak penyedia jasa yang terlibat.

Dari impian ke implementasi  Rumah Kecil di Ozone Residence karya Akanoma Yu Sing (sumber :  arsitag.com)

Dari impian ke implementasi  Rumah Kecil di Ozone Residence karya Akanoma Yu Sing (sumber :  arsitag.com)

Sekarang sebagai calon pemilik proyek, sedikit banyak sudah mengerti tentang dunia arsitektur dan proses konstruksi mulai dari awal sampai bangunan terwujud. Dengan pengetahuan ini, mulailah bangun proyek impian Anda, temukan arsitek handal yang ‘chemistry’-nya sesuai, ungkapkan kebutuhan dan keinginan dengan jelas, berperan aktiflah dalam proses desain, perhatikan setiap kemajuan proses desain dengan detail, sesuaikan dengan dana yang dimiliki, pilih kontraktor dan penyedia jasa yang bertanggung jawab, awasi pembangunan proyek secara rutin, dan raihlah hasil yang memuaskan dengan jaminan pemeliharaan. 

Butuh bantuan untuk proyek Anda? Dapatkan penawaran dari profesional terpercaya tanpa biaya apapun!

Disini

AUTHOR

Joyce Meilanita

Joyce Meilanita adalah satu-satunya mahasiswa Arsitektur'95 Institut Teknologi Indonesia yang lulus di tahun 1999. Pernah magang dalam Jadena Project PT. Schering Jerman-Indonesia di tahun 1998. Penyuka aljabar ini aktif mengajar bimbel sejak 1988 dan telah membuat 420 soal untuk ujian masuk Sekolah Tinggi Akuntansi Negara. Ia juga sudah menerjemahkan 41 dokumen berbahasa Inggris untuk Tung Desem Waringin. Kecintaan akan dunia arsitektur menyemangatinya untuk terus membagi dan memperluas wawasan serta pengetahuannya lewat berbagai artikel yang ditulisnya untuk arsitag.com. "Always trying to do my best in God's will n bless" itulah motto hidupnya.